COLUMN コラム
正直に私の意見を言うと、日本企業はまず効率化を徹底すべきだ。
効率化を行っていないから、効率化をしよう!っていうセールストークが行き交う。
DXで効率化
クラウドサービスで効率化
主目的は効率化ではないのに、効率化を謳う。
ちゃんちゃらおかしい。
私の意見としては以下のようになっている。
- 本来的なDXと日本で言われているDXは全くの別物
- 日本で言われているDXは、ただのIT化
- IT化は無理にしなくてもよい
- IT化を頑張っても業務時間の短縮や業績向上には繋がらない
- まずやるべきは効率化である
DXやクラウドサービスで効率化できるレベルなんて、本当の効率化ではない。
本当の効率化なら、もっと劇的に業務が変わる。
それは工場を例に考えると分かりやすい。
人の手で車を1つ1つ作るのとロボットを使って作るのと、どちらの方が早いだろうか?
当然後者だ。
これをITの技術を活用して徹底的に効率を上げていくことを効率化と言う。
では、効率化を極めたらどうなるのか?
それを見ていきたい。
目次
効率化を極めると、どうなるのか?
弊社が取り組んだお客様の事例も併せてお伝えしていきたい。
たとえば
- 10人でやっていた業務が1人で終わるようになった事例
- 毎月10日業務が10分になった事例
- データ整理に毎回3日以上かかっていた業務が、30分で完了できるようになった事例
- 毎日4時間以上もかかっていた業務が30分で完了できるようになった事例
- 毎月2日以上かけて作成していた営業成績報告書が10分で作成できるようになった事例
などなどがある。
このように箇条書きで書くと、あまりインパクトが分からないかもしれない。
そこで数値に置き換えてみよう。
作業時間の削減率は9割以上
たとえば毎月10日業務が10分になった事例がある。
作業時間の削減率は実に99%である。
ほぼゼロと言っても過言ではない。
しかも、これ10分間作業しているのではなく、10分間別の作業をすることができる。
なので、ボタンをクリックして電話して、電話を切ったら業務が完了している、ということなのだ。
お客さんは煙草を吸いに行っているらしいが、それでも業務が完了するのは大きな利点だろう。
また、年間で見てみよう。
毎月10日ということは年間で120日もかかっているということだ。
一方で、10分に短縮できた場合、年間の作業時間はどれくらいだろうか?
120分だ。
120分は2時間だ。
年間たったの2時間しか作業しないということになる。
この作業時間の削減効果は絶大である。
人件費削減は強力なインパクト
そして、人件費も強力である。
20営業日と考えて、毎月10日かかるということは半月である。
月給が30万円の人であれば、15万円もかけて業務をしていることになる。
年間コストは180万円となる。
一方で、毎月10分で完了できるようになったら、年間の人件費はどうなるだろうか?
時給である。
月30万円の人の1日のコストは、30万円÷20営業日で求めることができる。
1万5000円である。
毎日8時間労働なので、8で割る。
すると、1875円と出る。
これを倍にしよう。
3750円である。
これが年間コストである。
10年経過したら、1800万円と3万7500円の違いである。
人材不足の解消
業務時間が短縮できれば、その分他の業務を担当することができる。
今まで10人で作業していた業務を1人でカバーできるようになったら、9人分の雇用を新しくできたのと同じ効果である。
採用なんて必要だろうか?
人口が年々減少していく現代において、人材採用はとても難しい。
それなら業務を効率化してしまって、速攻で業務が終わるようにした方が早いし簡単である。
今まで20人いないと会社が回らない!っていう常識から5人でもしっかり回るという体制を作ることができるのが、効率化の強みである。
今後の未来を考えると、余計にこういう体制づくりが重要になってくるだろう。
もちろん、今提示したのは1つの事例である。
9割の削減効果があった事例は他にもあるが、すべてがすべてそうなるとは限らない。
場合によっては5割の削減効果であることもあるだろう。
ただ、覚えて欲しいのは5割でも明らかな優位性があるということである。
どうやって効率化するのか?
では、どのようにして効率化を図るべきだろうか。
方法は3つある。
- 業務を外注する
- 従業員を育成する
- 開発のプロに任せる
業務を外注する(BPO)
社内で業務を行うから、人件費がかかる。
だったら、社外に任せてしまうのがよいという発想である。
すごくよい。
任せることができる業務なら、任せてしまう方がいい。
この方法で25人体制を6人体制まで削減した会社もある。
だが、準備期間も初期費用として費用が発生するし、継続も費用が発生する。
人件費の方が安いこともあるし、セキュリティの関係上任せることのできない業務もある。
一番気を付けたいのは、準備期間だ。
だからこそ、まず自分たちの業務がしっかり仕組み化できていて、ここを外注すると効果的だと判断できる状態を作る必要がある。
この事前準備を怠ってしまうと、準備期間が長くなってしまうし、無用な部分までお願いすることになる。
無駄が発生してしまうことにもなりかねない。
結論としては、しっかり事前準備をしてからやろう、ということである。
従業員を育成することは基本中の基本
ワークマンを知っているだろうか?
そうあのワークマンである。
私はよくワークマンを事例に紹介する。
ワークマンは一時業績が低迷した。
その頃に取り組んだことがExcelの徹底的な教育だった。
その教育の結果、業績はV字回復した。
「売り上げ2.6倍で業績過去最高! ワークマン式エクセル」という書籍も出ているので、一度読んでみて欲しい。
本当に簡単な方法を探す方が多いが、本当に申し訳ないのだが、基本の基本しかない。
基本を押さえるからテクニックが活きる。
生成AIにしてもそうだ。
パソコンが苦手な人が使ってもよく分からないツールでしかない。
だが、Excelをバッチリ使える人が使うと、Copilot を活用して開発すらできる。
圧倒的な差が生じるのだ。
開発のプロに任せる
冒頭に挙げた事例のような効率化は、私たちプロだからこそ実現できる効果である。
開発を長年やってきたプロだからこそ実現できるのだ。
開発のプロに任せることで、業務を外注したのと同じ効果を得ることができる。
弊社の場合は、よりコストを抑えることができるので、外注化するよりも効果的だろう。
少しでも興味があって話だけでも聞きたい方は、下記のフォームから弊社にコンタクトを取って欲しい。
Excelを少しでも触れる人はプロを下に見る
開発のプロが作る効率化ツールは、Excelを触れる人が作る効率化ツールと比べて、圧倒的な差がある。
これは建築と同じである。
DYIで家を作るのと本職が家を作るのと、どちらの方が家として優位性があるか?と言えば、本職が作った家の方が圧倒的であろう。
この理屈を何故かExcelを触れる人は理解できない。
そういう人に聞いてみたい。
作業時間を9割以上の削減した実績はありますか?
もしあれば、その人が所属している会社は人材不足に悩まず、残業時間も悩まず、業績は上がり、働き方改革の事例として紹介もされているはずだ。
そして、そういう会社が多ければ多いほど日本はもっと世界的にデジタルスキルのある国として認められているだろう。
だが、実際はどうか?
スイスのIMDの調査結果では日本のデジタルスキルは63か国中62位である。
この結果が全てを物語っている。
別にその人の仕事を奪うつもりはないのだが、もしかしたら仕事を奪われてしまうと勘違いしているのかもしれない。
その人のプライドが会社の足を引っ張っていることをもっと自覚して欲しい。
まとめ
企業は利益を出して、それを社員や社会に分配し、社会貢献をする組織体である。
ボランティアではない。
だからこそ、より効果的に事業を発展させる方法を模索し、実行すべきなのだ。
その方法の1つとして効率化を極めることが重要である。
効率化を実現する方法として、3つ挙げた。
1つ目に外注化を提案した。
もし外注化するなら、まず事前準備として業務の仕組み化が必要であると説いた。
2つ目に社員教育を提案した。
世界標準では従業員の育成は積極的に行われているが、日本企業は従業員の育成に消極的だ。
従業員を教育することで組織全体の底上げができる。
だからこそ、社員教育を積極的に行う必要がある。
と言っても、日本で社員教育をしても従業員がやる気にならない問題がある。
これは、解雇されないと思っているからだろう。
本当に解雇できないセーフティは企業の首を絞めている。
世界標準に合わせるつもりなら、ここも世界標準に合わせるべきだ。
だが、そうは言っても企業にできることは少ないので、それならば給与で差を出す方法を採るしかない。
年齢が50歳でも25万
年齢が25歳でも50万
このように差を設けるしかないだろう。
企業にとって有益かどうか、利益をもたらしているかどうか、こういった視点で給与を決めるのも1つの方法だ。
3つ目に開発のプロに任せることを提案した。
外注は毎月コストがかかるし、社員教育は時間もコストもかかるし、即時性がない。
だったら、即時性のある効率化ツールを作ってしまおうというパターンである。
開発のプロが作るので、5割以上の効率化効果は確実である。
場合によっては9割以上も削減できるだろう。
正直に言うと、2の人材教育を実施すべきであるというのが私の意見である。
人材への投資なくして企業の発展はない。
技術はどんどん発展していっている。
AIを活用した業務進行は今後当たり前になっていくだろう。
だからこそ、人材への投資は必要不可欠なのだ。
とはいえ、即時性は確かにない。
そこで考える次の対策として効率化ツールの開発やBPOを挙げることができる。
この順番を間違えてはいけない。
効率化ツールの開発について話を聞いてみたいという場合は、下のフォームからコンタクトしてみて欲しい。
さて、今回のコラムが何か気づきや学びになった方はシェアをしていただけると嬉しい。
また次回のコラムでお会いしましょう。