定型業務のパソコン操作をVBAで自動化

数時間の作業が5分で終わる

VBAとは Visual Basic For Applications の略であり、Microsoft Office シリーズにすでに搭載されている専用のプログラミング言語のこと。
今お使いのWindows環境はそのままで自動化を組み込むことができるので、 新たな環境導入も不要で低コストにて構築でき、中小企業の業務効率化に人気です。

こんな想いはありませんか こんな想いはありませんか

数時間の作業が5分で終わる

その悩みVBAで一発解決できます その悩みVBAで一発解決できます

たとえば次のようなことが可能です たとえば次のようなことが可能です

返信メールの作成から送信まで、一連動作をすべて自動化

Before
顧客のステータスに合わせたメールパターンをExcelで管理しており、それをコピーして貼り付けてメールの下書きを作成していた。1顧客ずつ何度も確認しながら手動でメールを送信。顧客数が多いため、この作業専用の社員を用意していた。
設定したメール送信時刻に自動で一括送信される 設定したメール送信時刻に自動で一括送信される After
  • メールパターンをテンプレート化。指示画面からのテンプレート選択とボタン押下で下書き作成が自動で行えるように。
  • 設定したメール送信時刻に自動で一括送信されるようにした。
  • メールを受信したアンケート回答の抽出や集計も自動化された。

2名の社員が休日出勤して8時間かけていた作業を5分で完了

Before
S社は毎月膨大な処理記録から当月の実績や生産性を一つ一つ計算して出していた。月次の実績報告書として提出資料の一つだったので、ミスが許されず何度も2人でチェックを行っていた。
ボタン一つで大量の処理記録を自動で算出 ボタン一つで大量の処理記録を自動で算出 After
  • VBA構築を行った結果、ボタンをクリックするだけで大量の処理記録から自動で実績を算出できるようになった。
  • 集計時の人為的なミスがなくなり、大幅な作業時間の削減を実現。
  • 毎日発生していた担当者の休日出勤分のコストカットを実現。

オペレーターの割り振りを自動化

Before
常時30名ほどのテレフォンオペレーターを有している通信販売業M社は、各オペレーターの業務割り振りに課題を抱えていた。 オペレーターは入れ替わりも激しく、タスクも複数のステータスに分かれているため、毎回管理者が割り振りを行う必要があった。
タスクの割り振り作業が自動化 タスクの割り振り作業が自動化 After
  • 紙文化からデジタル化へ移行できた。
  • シフト希望の取り込み作業が自動化され、シフト表作成の手間がなくなり、管理者の残業がなくなった。
  • 急なオペレーターの欠勤やシフト変更にも対応できるようになった。

定型業務をガッツリ削減できるので、もっと大切な仕事を優先できるようになります。 定型業務をガッツリ削減できるので、もっと大切な仕事を優先できるようになります。

【これらのお悩みは、全て弊社の自動化支援で解決することができます】

  • 定型業務に膨大な時間と労力がかかっている。
  • 単純作業に人件費を掛けたくない。
  • 人為的ミスが多い。チェックも人が行っている。
  • 特定の担当者がいないと業務が回らない。
  • 業務の共有や引継ぎが大変。
  • 電子化したい。散在したデータを一括管理したい。
  • 業務を見直し、断捨離、効率化したい。
  • RPA導入はリスクが高くて踏み止まっている。

ロボットによる自動化「RPA」とは違う? ロボットによる自動化「RPA」とは違う?

RPA

RPAとは? RPAとは?

Robotic Process Automationの略。ロボットによる業務の自動化という意味。高度な業務の自動化が可能になる代わりに、運用にも専門的な知識が必要。

RPAとVBAを比較してみました RPAとVBAを比較してみました

あなたの会社に必要なのは、どっち あなたの会社に必要なのは、どっち

  RPA VBA
コスト 導入費や維持費が高額になりがち。また、開発を依頼する場合は別途費用が発生することが多い。 Office製品導入済みなら開発・保守費用のみ。比較的安価で開発可能
操作難易度 一定以上の知見がないと操作も管理も難しい。 PCが使えるなら誰でも簡単に操作できる。
自動化できること PC定型作業についてはほぼ全て。 Microsoft Office内の操作全般はもちろん、VBSやWindowsバッチなどを駆使すれば 大抵のPC定型作業は自動化可能。
処理速度 サーバーやクラウドで動作させることができるため、大量データを高速で処理することも可能だが、 PC上で動作させる場合にはPCスペックに依存するのでVBAと変わらない。 PC上で動作するため、データ処理速度はPCスペックに依存する。
オススメの使い方 大手企業やビッグデータの取り扱いなど、システム構築に本腰を入れたい企業。 パソコン業務の自動化のみが目的の場合は、VBAが断然オススメ。

「なんでもできるから、とりあえずRPA」と安易に考えると、莫大な費用がかかったわりに、使う機能はほんの一部だった・・・ということになりがち。

そのままの使い勝手でパソコン業務の自動化が叶うのはVBA そのままの使い勝手でパソコン業務の自動化が叶うのはVBA

サービス内容

弊社では、このようなお手伝いが可能です。

サービス内容 サービス内容

お客様の声

顧客の請求書を作成 これまでは売上管理表のデータから請求書作成ソフトにコピペして1つずつ作成していました。

顧客数も多いため、月末付近の1週間は2人で分担して請求書を作成する必要がありました。

チェックしないといけない項目が多いために、どうしてもヒューマンエラーが起こってしまうことも問題でした。

たとえば、請求してはいけない顧客の請求書を作成してしまうことや請求しないといけない項目が漏れてしまうことなどです。

そこで、皆人様に業務改善のご相談をしました。

こちらの細かい要望を全て聞いていただいて、売上管理表はそのまま残して、目視で確認しているチェックを全て自動的に行った上でインポートファイルを作成するというシステムを開発していただきました。

請求書のファイル ボタンをポチポチするだけで、すぐに請求書のファイルが作成されるので、 あとはそのファイルを請求書作成ソフトに取り込むだけで請求書作成が終わるようになりました。

2人で1週間かかっていた作業が夢のようです。ボタンをポチポチするだけの簡単作業なので、別の方に引継ぎするのもとても楽になりました。

まずは自動化できるかご相談ください まずは自動化できるかご相談ください

数時間の作業が5分で終わる
  • 毎日やっている業務、なくせますか?
  • こんなことって、自動化できますか?
  • 紙管理とEXCEL管理を長年しているんですけど・・・

・・・など定型業務を効率化されたい場合は、どんなことでもお気軽にご相談ください。

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