脱・紙文化！シフト表作成の残業時間ゼロを実現！！

常時30名体制のテレフォンオペレーターがいる通信販売事業者からご依頼をいただきました。
シフト表を作成しているマネージャーが毎月残業に追われていて、苦しい思いをしているとのことでした。

マネージャーはシフト表を作成していました。
100名以上のオペレーターから希望シフトを集めて、毎日30名体制になるようにシフトを組むという作業をしていたそうです。
毎月20日頃に希望シフトを提出させて、それを5日かけて翌月のシフト表として作成していたようです。
その間は毎日残業・残業・残業。
しかも、なんと今どき紙で提出させていたそうです。
100枚以上の希望シフト表を想像するだけで大変です。
マネージャーとしてのお仕事もあるのに、この時期が一番辛いと仰っていました。

一番の悩みは、月中で体調不良が発生した場合など急なシフト変更が発生した時にすぐに対応できないことでした。
当日欠勤連絡をもらったら、もう大変！
先月の希望シフト表を引っ張り出して、今日出勤できそうなスタッフがいないかチェック作業が発生します。
すぐに判明すればいいのですが、だいたいは全然見つかりません。
その結果、休んだ人の分を残った人でカバーしないといけないという負担が発生していました。
マネージャーも大変。スタッフも大変。休んだ人も精神的な負担がありました。

【BEFORE】

• ◆紙で希望シフトを提出させていた
• ◆集計に時間がかかり、翌月のシフト表を出すのに多くの時間を必要としていた
• ◆希望シフトが紙なので、人力で集計することになり、ミスが多発していた
• ◆急なシフト変更に対応できない状況だった
• ◆常時30名体制なので、急に休んだ人の分を皆でカバーする必要があった
• ◆マネージャーの精神的・身体的負担はかなり重たかった
• ◆休んだ人の精神的負担、カバーした人の身体的負担もあった

 

【AFTER】

• ◆紙文化から脱却！
• ◆希望シフトの提出経路を電子化
• ◆しかも、集計処理もシステム化したので、希望シフトから即座にシフト表の原型が出来上がるように！
• ◆シフト表作成の手間がほぼ不要になり、マネージャーの残業時間がゼロに！
• ◆急なシフト変更でもすぐに連絡できるスタッフが誰か判明できるので、すぐ増員可能に
• ◆マネージャーの精神的・肉体的負担が一気に激減！
• ◆職場環境も改善し、スタッフ間の人間関係も良好に！