交通費申請ソフトを導入できない企業でも6日作業をたった30分に

100名規模の中小企業にある経理部から依頼が届きました。
経費申請サービスの導入は検討できない状況のため、なんとかできないか？いう相談でした。
毎月のコストを考えると、サービスの導入を断念してしまっているという企業もあります。
今回ご相談いただいたのも、そうした企業の1つでした。

100名規模の会社なので、毎月交通費申請処理だけでも膨大なボリュームになるとのことで、担当者が大変な思いをしているとのことでした。
昔ながらのExcelで申請された内容を2人がかりでチェックするという業務内容です。
経路を1つ1つ確認して、会計ソフトに取り込むという繰り返し作業ですが、この経路チェックがもう大変。
100名規模を手作業で1つ1つ。
ミスも漏れもありますし、別作業が割り込んでしまって中断されると進捗が分からず迷子になってしまうこともあったそうです。

毎月3日間もかけていたそうです。
2人でやっているので、6日間もこの作業をしていることになりますね。
では、どうなったのかご紹介いたします。

【BEFORE】

• ◆Excelで申請された交通費申請を1つ1つチェックしていた
• ◆2名体制で3日間かけて業務をしていた
• ◆別作業が割り込むと進捗が分からなくなることも多々あった
• ◆手作業で経路チェックを行っているので、ミスや漏れも多発していた
• ◆申請者から文句を言われると、仕方なく不正な経路で承認してしまうこともあった

 

【AFTER】

• ◆1人でたった30分で業務が完了するようになった
• ◆漏れやミスもなく業務が完了するようになった
• ◆過不足をすぐに分かるようになった
• ◆別業務にすぐに取り掛かれるようになったし、コア業務に集中できるようになった
• ◆会計ソフトへの取り込みも簡単にできるようになった
• ◆申請者から文句を言われてもシステムの責任にできるようになったので、ちゃんと申請できるようになった
• ◆組織にルールを徹底することができるようになった

 

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