【電子帳簿保存法】業務負荷が約９割削減！4時間がまさかの0分に！

エンペックス気象計株式会社よりご依頼をいただきました。

電子帳簿保存法に対応するために、毎日２００枚もの請求書をアップロードする業務を行っていたようです。
お声がけいただく前までは、手作業でのアップロードを行っていたため、毎日少なくとも４時間以上のアップロード作業を行っておりました。

そこで、具体的な業務内容や流れをお聞きした上で開発したツールを納品させていただきましたところ、４時間の業務が３０分に短縮されるようになりました。
しかも、この３０分はボタンを押せば自動で作業を行ってくれるので、ランチ前や会議前にボタンを押しておけば、勝手に業務が完了する、という優れものです。
実質、なんと０分！

業務負荷が一気に消滅し、元々部長という役職者がアップロード作業をしていたそうですが、他の方に依頼することができるようになり、部長としての業務に集中できるようになったと喜んでいただきました。

ちなみに、元々はアップロード業務専用で採用を検討されていたそうです。
もし採用をしようとした場合、掲載費やスカウトにかかる時間、面接にかかる時間、採用した後の教育にかかる時間、人件費といったコストが発生してしまいます。
これらのコストをかけずに業務を短縮できるようになり、今いるメンバーで業務を回せるようになる利点があります。
コア業務に集中したいのに、他に重要な仕事が邪魔して集中できない！
という際は是非お声がけください。

【BEFORE】

• ◆毎月100枚から200枚のファイルをアップロードしていた
• ◆アップロード作業に毎日4時間以上かけていた
• ◆担当者は部長だったので、部長としての業務は毎月半分しかできていなかった
• ◆人の採用を検討していた

 

【AFTER】

• ◆ツールを使用することで30分で業務完了できるようになった
• ◆会議前・昼食前にワンクリックすると、自動で作業するので実質0分！
• ◆部長としての業務をフルにできるようになった
• ◆今いるスタッフにお願いできたので、採用しなくてもよくなった

 
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【楽デジ詳細】
・ヒアリング：１ヶ月
・開発：２ヶ月
・費用：５０万円（税抜き）

【お客様の声】

エンペックス気象計株式会社　ご担当者様

電子帳簿保存法対応で毎日100枚から200枚の請求書や納品書をアップロードすることになり、半日以上の時間をかけて作業をしていました。
4時間以上もこの作業に追われてしまっている、ということは、役職者としての業務が月に10日もないために本来の職務を全うできていない状況でした。
そのため、誰か担当してくれる人を雇うことも検討しましたが、この作業のためだけに採用活動をするのも無駄なような気がして、どうしたらよいか途方に暮れていました。

そんな時に皆人様にご相談いたしました。
ご来社いただき、実際の作業内容を見ていただいた上でデジタル化のご提案をいただきました。

２つのボタンをクリックするだけで、自動でアップロードされるツールを納品していただきました。
請求書用ツールと納品書用ツールの2つに分かれているのですが、それぞれ30分程度でアップロードが完了するようになりました。
ボタンをポチポチするだけの簡単操作なので、今では事務作業担当者が私の代わりに作業しています。

パソコンが苦手でちゃんと使えるか心配でしたが、簡単な操作手順なので誰でも簡単に引き継ぐことができるメリットを感じています。

大変な思いをしながら作業していた日々から解放され、私は自分の仕事に専念できるようになったので、感謝しています。