作業報告書の集計作業に毎日3時間の残業時間がタバコ1本分に短縮！

今回の事例は、100名規模のコールセンターさんの事例です。
毎日100名以上のオペレーターが「紙」で作業報告書を提出していました。
それを毎日定時後にマネージャーがまとめて上長に報告する、という業務を行っていました。

毎日紙で提出された作業報告書が100枚。
チェックして、パソコンに入力して、報告書にまとめ上げる。
とても大変な作業です。
人によっては「０（ゼロ）」なのか「６」なのか「O（オー）」なのか。
もしかしたら、「〇（まる）」かもしれません。
確認したくてもオペレーターはもう退勤しています。
そうなったら、勘で当てるしかありません。
他にもミスが多かったようです（内容の確認漏れ、紙の紛失、紙の確認漏れ、など）。

そこで、私どもにご依頼いただきました。
その結果をご紹介いたします。

 

【BEFORE】

• ◆紙ベースで作業報告書を提出していた
• ◆マネージャーは毎日定時後に上長に報告書を作成していた
• ◆マネージャーは毎日3時間以上も残業していた
• ◆手作業で作成するので、ミスも多く不正確な報告書が出来上がっていた
• ◆報告内容の確認漏れ、報告書の確認漏れ、報告書自体の紛失も発生していた
• ◆マネージャの肉体的・精神的負担はかなり高かった
• ◆不正確な報告書のため、判断が正確に行われているのか不明だった

 

【AFTER】

• ◆脱・紙文化を達成！作業報告書の電子化を実現！！
• ◆ツールからボタン1つで集計が完了
• ◆業務時間はたったの5分！タバコ休憩の時間すらありません！！
• ◆マネージャーの精神的・身体的負担が一気に激減！
• ◆正確な報告書を上長に提出できるように
• ◆上長も正しく判断ができるように
• ◆労働環境を改善し、社員間の満足度も向上